Privacybeleid

1. Wie is Vitus?

VITUS Administratiekantoor is gevestigd te Heemskerk en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98548239. Vitus Administratiekantoor is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid, en treedt daarbij op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Heeft u vragen over dit beleid of over de verwerking van uw gegevens? Neem dan contact op via vitus@jouwadviseur.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Naam- en adresgegevens — zoals volledige naam, woonadres of vestigingsadres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Burgerservicenummer (BSN) — wettelijk verplicht voor het indienen van belastingaangiften bij de Belastingdienst.
• Financiële gegevens — waaronder facturen, bankafschriften, grootboekadministratie, salarisgegevens en overige stukken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de boekhouding en administratie.
• Kopie identiteitsbewijs — vereist op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten of waartoe wij wettelijk verplicht zijn. Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover de wet dit vereist of toestaat.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Uitvoering van de overeenkomst

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons heeft gesloten. Hieronder valt onder meer het bijhouden van de boekhouding, het opstellen van de jaarrekening, het indienen van BTW-aangiften, inkomsten- of vennootschapsbelastingaangiften en salarisadministratie.

Wettelijke verplichtingen

Wij zijn als administratiekantoor gebonden aan diverse wettelijke verplichtingen die de verwerking van bepaalde gegevens vereisen. Dit omvat onder andere:

• De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) — op grond waarvan wij verplicht zijn cliënten te identificeren en te verifiëren.
• Belastingwetgeving — waaronder de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Wet inkomstenbelasting, die het gebruik van het BSN en financiële gegevens bij aangiften verplicht stelt.
• De fiscale bewaarplicht op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

Communicatie over onze dienstverlening

Wij gebruiken uw contactgegevens om u te informeren over de voortgang van uw dossier, deadlines en andere relevante zaken die verband houden met de dienstverlening. Wij sturen geen commerciële nieuwsbrieven zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• Fiscale bewaartermijn — administratieve gegevens die relevant zijn voor de belastingheffing bewaren wij ten minste 7 jaar na het einde van het boekjaar waarop zij betrekking hebben, conform de wettelijke bewaarplicht.
• Wwft-gegevens — gegevens die wij hebben verkregen in het kader van de Wwft-verplichting (zoals een kopie van het identiteitsbewijs) bewaren wij 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie.
• Overige gegevens — persoonsgegevens die niet onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Na beëindiging van de dienstverlening verwijderen wij deze gegevens zo spoedig mogelijk.

5. Delen met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend in de volgende gevallen:

• Belastingdienst — wij zijn wettelijk verplicht uw gegevens en aangiften te verstrekken aan de Nederlandse Belastingdienst. Dit geschiedt uitsluitend op basis van een wettelijke verplichting.
• Softwareleveranciers — voor de verwerking van uw administratie maken wij gebruik van boekhoudpakket SnelStart. Met deze leverancier is een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de vereisten van de AVG. Uw gegevens worden door deze partij uitsluitend verwerkt in opdracht van Vitus Administratiekantoor en voor geen enkel ander doel.
• Overige wettelijke verplichtingen — indien wij op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel verplicht zijn gegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten, zullen wij hieraan voldoen.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere derde partijen zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

6. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder andere:

• Beveiligde cloud-omgeving — uw administratieve gegevens worden opgeslagen in een beveiligde, Nederlandse of Europese cloudomgeving die voldoet aan de geldende privacywetgeving.
• Versleutelde verbindingen — alle gegevensoverdracht vindt plaats via versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), zodat uw gegevens niet onbeveiligd over het internet worden verzonden.
• Beperkte toegang — toegang tot uw persoonsgegevens is strikt beperkt tot medewerkers en systemen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Alle betrokkenen zijn gehouden aan geheimhouding.

Heeft u het vermoeden dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact op via vitus@jouwadviseur.nl.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en op welke wijze.
• Recht op correctie — u heeft het recht onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering — in bepaalde gevallen heeft u het recht uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wettelijke bewaarplichten zich daartegen verzetten.
• Recht op bezwaar — u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, voor zover de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit — u heeft het recht uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, zodat u deze eenvoudig kunt overdragen aan een andere dienstverlener.
• Recht op beperking van de verwerking — u heeft het recht de verwerking van uw gegevens te laten beperken in de gevallen die de AVG omschrijft.

Een verzoek indienen

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u een verzoek indienen via vitus@jouwadviseur.nl. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen zich te identificeren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Klacht indienen

Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy in Nederland. U kunt terecht op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Cookies

De website van Vitus Administratiekantoor (www.jouwadviseur.nl) maakt geen gebruik van tracking cookies of cookies voor reclamedoeleinden. Wij volgen uw bezoekersgedrag niet via cookies van derden en delen geen cookiegegevens met advertentienetwerken.

Indien voor de technische werking van de website functionele cookies noodzakelijk zijn, worden deze uitsluitend ingezet voor dat doel en worden geen persoonsgegevens via deze cookies opgeslagen of gedeeld met derden.

9. Wijzigingen in dit privacybeleid

Vitus Administratiekantoor behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina. Wij adviseren u dit beleid periodiek te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele aanpassingen.

Laatste wijziging: maart 2026.